Als je personeel in dienst hebt, ontkom je er niet aan: de loonjournaalpost. Dit is dé boekhoudkundige vastlegging van wat er met het loon van je medewerkers gebeurt. Toch zie ik het regelmatig misgaan bij ondernemers of bij de overname van een administratie. En eerlijk? Het is geen rocketscience, maar je moet wél weten wat je doet. Dus: hoe boek je die post correct, overzichtelijk én toekomstbestendig? Lees verder voor een praktijkgericht antwoord, inclusief een glashelder voorbeeld.
Wat is een loonjournaalpost eigenlijk?
Een loonjournaalpost is een maandelijkse boeking in je financiële administratie, waarin je het brutoloon, de inhoudingen (zoals loonheffing en pensioen), en de werkgeverslasten vastlegt. Zie het als de brug tussen je salarisadministratie en je financiële boekhouding.
Waarom is dit belangrijk? Omdat je als werkgever wettelijk verplicht bent om:
- correcte loonstroken aan te leveren;
- loonheffingen tijdig af te dragen;
- en je financiële administratie op orde te hebben voor de Belastingdienst.
Een correcte loonjournaalpost voorkomt fiscale ellende én geeft je grip op je loonkosten.
De onderdelen van een loonjournaalpost
Hieronder splits ik de onderdelen van een loonjournaalpost uit. Ongeacht welk salarispakket je gebruikt (Loket.nl, Nmbrs, Exact, AFAS, LoonPro), de basis is veelal hetzelfde:
| Grootboekrekening | Toelichting |
|---|---|
| Loonkosten (brutoloon) | Wat je werknemer bruto verdient. |
| Werkgeverslasten | Sociale lasten, premies, pensioen werkgever. |
| Loonheffing (te betalen) | Bedrag dat je moet afdragen aan de Belastingdienst. |
| Pensioenpremie werknemer | Het deel dat jij inhoudt van het brutoloon. |
| Netto loon (uitbetaling) | Het bedrag dat je daadwerkelijk overmaakt. |
Voorbeeld: loonjournaalpost april 2025
Stel je hebt één medewerker in loondienst. De gegevens zijn als volgt:
- Brutoloon: €3.000
- Ingehouden loonheffing: €600
- Werknemersdeel pensioenpremie: €150
- Werkgeverslasten (sociale lasten + pensioen): €900
- Netto uit te betalen loon: €2.250
Dan boek je de bovenstaande journaalpost:
| Grootboekrekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Loonkosten | €3.000 | |
| Werkgeverslasten | €900 | |
| Te betalen loonheffing | €600 | |
| Te betalen pensioenpremie | €150 | |
| Netto loon (crediteuren) | €2.250 |
Tip: Gebruik logische grootboeknummers zoals 4000 (Loonkosten), 1610 (Te betalen loonheffing) en 1600 (Netto lonen) om het overzicht te bewaren.
Waar plaats je deze posten in de boekhouding?
- Loonkosten en werkgeverslasten → Winst-en-verliesrekening (kosten)
- Loonheffing, pensioen en nettoloon → Balans (kortlopende schulden)
Deze schulden verdwijnen van de balans zodra je ze hebt betaald. Dat gebeurt meestal aan het einde van de lopende maand of uiterlijk in de eerste week van de volgende maand.
Praktische verwerking in je boekhoudsysteem
De meeste salarispakketten kunnen automatisch een loonjournaalpost exporteren in een formaat dat je kunt importeren in je boekhoudsysteem zoals:
- Exact Online
- Twinfield
- e-Boekhouden.nl
- SnelStart
- Visma Yuki
Zorg dat je die import correct koppelt aan de juiste grootboekrekeningen. Eén fout in de koppeling? Dan kloppen je loonkosten niet, en dat kan op termijn een dure grap worden bij de jaarrekening.
Veelgemaakte fouten
- Brutoloon dubbel boeken als netto en werkgeverslasten.
- Loonheffing vergeten af te boeken na betaling.
- Onjuiste koppeling van grootboekrekeningen in de software.
- Journaalpost niet (of verkeerd) geboekt als je met een externe salarisverwerker werkt.
Checklist: elke maand weer
✔️ Komt de loonjournaalpost overeen met de loonstroken?
✔️ Klopt de aangifte loonheffing met je balansposten?
✔️ Zijn de betalingen van het netto loon, de loonheffing en pensioen ook geboekt?
✔️ Verwijder (of sluit) de balansschulden als ze betaald zijn.
Tot slot: keep it clean
De loonjournaalpost is misschien niet het spannendste onderdeel van je administratie — maar het is wel essentieel. Een foutje kan maandenlang onzichtbaar blijven, en dan ineens in de jaarrekening of bij een controle voor problemen zorgen.
Werk je met personeel? Automatiseer zoveel mogelijk, maar blijf controleren met een sceptische blik. De computer doet veel, maar jouw boekhoudkundig inzicht is onmisbaar.
Hulp nodig?
We kunnen ons voorstellen dat u na het lezen van dit artikel nog vragen heeft. Vraag uw adviseur naar meer informatie hierover. Hebt u géén boekhouder of administrateur? Kijk dan verder op onze site, wellicht dat onze diensten ook bij u aansluiten!
Y ı l d ı z & P a r t n e r s
Administratie & Belastingadvies
E | info@yildizpartners.nl
W | www.yildizpartners.nl
T | +31 (0) 852 00 6484
#boekhouder #belastingen #belastingdienst #fiscus #business #zakendoen #businessowner #businessman #businesswoman #eindhoven #noordbrabant #nederland #administratie #administratiekantoor #administratiekantooreindhoven #ondernemer #ondernemen #zzp #ayap #yildiz #yildizpartners #inkomstenbelasting #omzetbelasting #loonbelasting #loonheffingen #eigenbaas #eigenbedrijf #bloggen #noab
Yildiz & Partners 