In de wereld van relatiebeheer, netwerkborrels en klantenbinding zijn representatiekosten niet meer weg te denken. Een lunch met een potentiële klant, een fles wijn als eindejaarsbedankje of een kantoorborrel op vrijdag, allemaal voorbeelden van kosten die vallen onder representatie. Maar hoe zit het fiscaal? We weten allemaal dat representatiekosten slechts voor 80% aftrekbaar zijn in de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Maar de echte vraag die veel ondernemers (en zelfs adviseurs) vergeten te stellen is: Mag je de btw op representatiekosten ook aftrekken als voorbelasting? Het antwoord is: soms wel, vaak niet. En daar gaan we in deze blog dieper op in.
Wat zijn representatiekosten eigenlijk?
Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf te presenteren aan de buitenwereld. Denk aan:
- Etentjes met klanten of leveranciers
- Borrels of evenementen
- Relatiegeschenken
- Drankjes of hapjes op kantoor
Deze uitgaven zijn niet primair zakelijk-functioneel, maar wél vaak belangrijk voor je klantrelatie of imago.
Belastingregels in twee lagen
We maken onderscheid tussen:
- Aftrekbaarheid van de kosten zelf (IB/VPB): meestal 80% aftrekbaar
- Aftrekbaarheid van de btw (voorbelasting): vaak niet aftrekbaar, maar er zijn uitzonderingen
Overzicht – Aftrekbaarheid in schema
| Situatie | Aftrek winstbelasting (IB/VPB) | Btw aftrekbaar? |
|---|---|---|
| Etentje met klant in restaurant | ✅ Ja, 80% | ❌ Nee |
| Borreltje op kantoor, zelf geregeld | ✅ Ja, 80% | ✅ Ja |
| Kerstdiner of feest voor personeel | ✅ Ja, 100% | ✅ Ja (tot €227 p.p./jr) |
| Relatiegeschenk < €227 p.p./jaar | ✅ Ja, 80% | ✅ Ja |
| Relatiegeschenk > €227 p.p./jaar | ✅ Ja, 80% | ❌ Nee |
| Cadeaus aan personeel | ✅ Ja, 100% (als loon) | ✅ Ja (idem als boven) |
De btw-regels uitgelegd
De Belastingdienst is vrij streng als het om representatie gaat. Volgens de Wet op de Omzetbelasting 1968 is de btw op representatiekosten vaak uitgesloten van aftrek, tenzij:
- de kosten een functioneel bedrijfsdoel dienen én
- er géén sprake is van consumptie in een horecagelegenheid én
- het bedrag per persoon per jaar onder de €227 exclusief btw blijft
Belangrijke uitzonderingen:
✅ Personeelskosten
Kosten voor personeel (zoals een sinterklaasfeest, teambuilding of bedrijfsuitje) kunnen de btw-aftrek wél behouden, tot €227 per persoon per jaar. Daarboven geldt de voorzieningenregeling en moet je btw corrigeren via de eindheffing.
✅ Eigen borrel of lunch op kantoor
Regel je zelf de hapjes en drankjes (bijvoorbeeld via de supermarkt), dan is de btw vaak aftrekbaar, omdat er géén horecadienst is betrokken.
✅ Relatiegeschenken < €227 p.p.p.j.
Blijf je met je geschenken onder de €227 per relatie per jaar, en is het zakelijk relevant? Dan mag je de btw aftrekken. Let op: dit is een strikte drempel. Ga je eroverheen? Dan vervalt de gehele btw-aftrek.
Beslisboom: Mag ik de btw aftrekken?
- Is het een etentje, borrel of onthaal buiten de deur?
➤ Ja → Btw NIET aftrekbaar
➤ Nee → Ga door - Is het voor personeel (feest, uitje, borrel)?
➤ Ja → Btw WEL aftrekbaar (tot €227 p.p.)
➤ Nee → Ga door - Is het een gift of geschenk aan een klant/relatie?
➤ Ja →
▪︎ Tot €227 p.p. per jaar? → Btw WEL aftrekbaar
▪︎ Meer dan €227? → Btw NIET aftrekbaar - Is het eten/drinken op kantoor, zelf geregeld?
➤ Ja → Btw WEL aftrekbaar
➤ Nee → Waarschijnlijk NIET aftrekbaar
Praktische tips voor ondernemers
- Let op gecombineerde kosten: een borrel met personeel én klanten? Splits het bonnetje!
- Houd aparte grootboekrekeningen bij voor representatie, relatiegeschenken en personeelskosten
- Registreer per persoon per jaar wat je aan geschenken uitgeeft, dat helpt bij de €227-grens
- Vermijd horeca als je btw wilt aftrekken
Conclusie
De btw op representatiekosten is een mijnenveld vol uitzonderingen. In de meeste gevallen is aftrek niet toegestaan, maar als je de regels slim toepast, zijn er wel degelijk mogelijkheden om btw terug te vorderen — zeker bij personeel of geschenken binnen de grenzen.
Wil je zeker weten of je iets wel of niet mag aftrekken? Laat er een adviseur naar kijken (of stel je vraag hier, ik help je graag).
Hulp Nodig?
We kunnen ons voorstellen dat u na het lezen van dit artikel nog vragen heeft. Vraag uw adviseur naar meer informatie hierover. Hebt u géén boekhouder of administrateur? Kijk dan verder op onze site, wellicht dat onze diensten ook bij u aansluiten!
Y ı l d ı z & P a r t n e r s
Administratie & Belastingadvies
E | info@yildizpartners.nl
W | www.yildizpartners.nl
T | +31 (0) 852 00 6484
#boekhouder#belastingen#belastingdienst#fiscus#business#zakendoen#businessowner#businessman#businesswoman#eindhoven#noordbrabant#nederland#administratie#administratiekantoor#administratiekantooreindhoven#ondernemer#ondernemen#zzp#ayap#yildiz#yildizpartners#inkomstenbelasting#omzetbelasting#loonbelasting#loonheffingen#eigenbaas#eigenbedrijf#bloggen#noab
Yildiz & Partners 