Als je een auto hebt die op naam van de zaak staat, dan kom je met het rijden van de haast onvermijdelijke privékilometers soms niet onder de fiscale bijtelling uit. Door een rittenadministratie bij te houden kun je die bijtelling vermijden. Maar hoe hou je die goed bij?
Met een rittenregistratie, ook wel kilometerregistratie genoemd, kun je de belastingdienst bewijzen dat je niet meer dan 500 privékilometers gereden hebt. Een rittenadministratie moet bijgehouden worden als je een auto van de zaak hebt, die je niet privé wil rijden. Je hoeft hierover dan geen bijtelling te betalen. Omdat de belastingdienst zeker wil weten dat je de auto van de zaak niet privé gebruikt, moet je een verklaring geen privégebruik auto afgeven en daarnaast een sluitende en controleerbare rittenadministratie bijhouden. Als je een verklaring geen privégebruik auto tekent, mag je met die auto maximaal 500 privékilometer rijden op jaarbasis, alle andere kilometers in de kilometerregistratie moeten allemaal zakelijke kilometers zijn. Kom je over deze grens heen? Dan verplicht de belastingdienst je om alsnog bijtelling te betalen over het kalenderjaar waarop de kilometers betrekking hebben.
Het is dus belangrijk om een goede rittenadministratie bij te houden. Het makkelijkst is om dit in Excel te doen. In Excel kan je totalen namelijk automatisch laten berekenen en invoeren kost weinig tijd. Wij hebben een Excel template gemaakt voor jouw rittenadministratie die gratis te downloaden is. Klik op Rittenregistratie om de Excel bestand te dowloaden.
Download Rittenregistratie
Verplichte vereisten bij rittenregistratie
In de kilometerregistratie moeten een aantal zaken verplicht voldoen, anders is deze niet geldig. De door ons gemaakte Excel sheet voldoet hier allemaal aan. Dit betreffen de volgende punten:
- het merk van de auto;
- het type van de auto;
- het kenteken van de auto;
- de periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt;
- de ritgegevens;
Ritgegevens
De ritgegevens omvatten de volgende gegevens en moeten bij elke rit in de rittenadministratie vermeld worden:
- de datum van de rit;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en het aankomstadres;
- de gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt gereden
- of het een privérit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt
Bestelauto’s en rij-instructeurs
Is de auto van de zaak een bestelauto, dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vereenvoudigde rittenadministratie in Excel voeren. Dit geldt ook als je rij-instructeur bent, anders wordt de kilometerregistratie wel erg ingewikkeld. Vraag ons naar een eventuele vereenvoudigde versie of download een voorbeeld rittenregistratie bestelauto van de Belastingdienst.
Is rittenadministratie je te veel werk om bij te houden? Je kan er ook voor kiezen om voordelig een auto te huren. Deze kosten zijn volledig zakelijk aftrekbaar.
Kalenderjaarbasis
De rittenadministratie moet bijgehouden worden op basis van kalenderjaarbasis. Dit betekent dat de 500 privékilometers die je maximaal mag rijden, gelden van 1 januari tot en met 31 december. Als je je auto echter niet het gehele jaar in bezit hebt, dan moet de kilometerregistratie herleid worden naar een kalenderjaar.
Als je bijvoorbeeld de auto pas per 1 oktober in bezit krijgt, dan heeft het jaar nog 3 maanden. Stel je rijdt tussen 1 oktober en 31 december 100 privékilometers, dan moeten deze omgerekend worden naar een kalenderjaar. Dat betekend dat de 100 kilometers gedeeld worden door 3/12 (3 maanden van 12 totaal in een jaar) = 400. Op een kalenderjaar zou je dus 400 privékilometers rijden, dat valt binnen de grens van 500 en is er dus niets aan de hand. Het is dus opletten dat als je de auto van de zaak niet het gehele jaar rijdt, de grens van 500 privékilometers ook omlaag gaat.
Hulp nodig?
We kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van dit artikel nog vragen hebt. Vraag jouw adviseur naar meer informatie hierover. Heb je geen boekhouder of administrateur? Kijk dan verder op onze site, wellicht dat onze diensten ook bij jou aansluiten!
Yildiz & Partners 